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Workforce Transformation in Unternehmen: Der Umstieg ist kein Hexenwerk

In vielen Unternehmen ist die Bereitstellung eines flexiblen Arbeitsplatzes einer der zentralen Bausteine der Digitalisierungsstrategie. Oftmals mangelt es bei der Umsetzung der Workforce Transformation aber an zwei zentralen Dingen: dem Kapital und den personellen Ressourcen. Dringend notwendig sind deshalb neue Konzepte.

Immer mehr Daten und Dokumente wandern von lokalen Rechenzentren in die Cloud. Videokonferenzen und Chatrooms werden zur Norm und gewährleisten eine reibungslose Kommunikation über räumliche Distanzen hinweg. Digitale Signaturen schließlich sichern die Urheberschaft von Nachrichten und Dokumenten rechtskonform ab. Mit einem Wort: IT-Technologien eröffnen Unternehmen völlig neue Möglichkeiten. Längst hat die digitale Transformation auch die Diskussion rund um das Thema Arbeit verändert und das Projekt Digital Workplace in den Mittelpunkt gerückt. Aus gutem Grund: Schließlich ist der Arbeitsplatz der Zukunft ein wichtiger Bestandteil der datengetriebenen Geschäftswelt. Zugleich ist er ein Weg zu höherer Produktivität und sinkenden Kosten. Natürlich haben sich Unternehmen bereits vor dem Corona-Virus und seinen Auswirkungen auf die Wirtschaft mit entsprechenden Konzepten auseinandergesetzt. In vielen Firmen jedoch hatten Projekte rund um die Workforce Transformation über Jahre hinweg eher den Status „interessant“. Und wenn sie „interessant“ sagen, meinen sie eigentlich „vielleicht irgendwann einmal“.

Das Einrichten neuer digitaler Arbeitsplätze bindet unnötig Ressourcen und Zeit 

Tatsache ist, dass die Mitarbeiter von heute mehr denn je auf flexible und leistungsfähige Systeme angewiesen sind, um ihre Arbeit unabhängig von Zeit und Ort erledigen zu können. Unternehmen müssen ihnen digitale Arbeitsplätze deshalb schnell und vollständig konfiguriert zur Verfügung stellen können. Allerdings läuft die Bereitstellung von neuen Systemen bei vielen Firmen noch nach alten Mustern ab, sodass von der Bestellung über die Konfiguration und Betankung mit Images bis zur Einrichtung vor Ort zu viel Zeit vergeht. Diese aufwendige Einrichtung wird noch herausfordernder, wenn sich die Arbeitsweise der Mitarbeiter verändert: Sie nutzen unterschiedliche Systeme von mehreren Standorten aus und greifen innerhalb und außerhalb des Netzwerks auf Dateien und Anwendungen zu. Zudem muss die IT-Abteilung die Integrität, Sicherheit und Zuverlässigkeit aller verwendeten Geräte über deren komplette Lebensdauer hinweg aufrechterhalten, was auch die Einbettung in die IT-Infrastruktur und den Schutz gegen die zunehmende Bedrohung durch Cyberkriminelle einschließt.

 

Angesichts oftmals knapper Budgets und mangelnder personeller Ressourcen ist ein Konzept wie „PC as a Service“ (PCaaS) für viele Unternehmen eine sinnvolle Alternative. As-a-Service-Modelle bieten zunächst einmal einen grundsätzlichen Vorteil, der jeden Finanzverantwortlichen aufhorchen lässt: Aus Capex werden Opex. Das heißt, Investitionskosten für Rechner sowie die dazugehörige Software-Ausstattung verwandeln sich in Betriebskosten. Der nutzungsorientierte Ansatz bringt zudem zahlreiche weitere Vorteile mit sich: Firmen erhalten durch festgelegte Refresh-Zyklen stetsaktuelle Systeme. Das erhöht auch die Zufriedenheit der Belegschaft, denn gerade die jüngere Generation gibt sich nicht mehr mit den alten Notebooks oder PCs ihrer Vorgänger zufrieden. Bedarfsspitzen lassen sich durch entsprechende PCaaS-Verträge ebenfalls abfangen: Ändert sich die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wird auch die Zahl der bezogenen Systeme entsprechend nach oben oder unten korrigiert. Ist ein Gerät defekt, sorgt darüber hinaus ein Vor-Ort-Reparaturservice für die schnelle Instandsetzung oder den Austausch der Hardware. Nach Ablauf der Vertragslaufzeit nehmen PCaaS-Anbieter die Systeme wieder zurück und garantieren deren fachgerechte Entsorgung. Dies schließt neben der Löschung aller sensiblen Firmendaten vor allem auch das umweltgerechte Recycling und somit die immer wichtiger werdende Wiederverwertung wertvoller Rohstoffe mit ein.

Klarer Pluspunkt: Services statt Kistenschieben

Neben den Systemen können Unternehmen nach dem Baukasten-Prinzip weitere Services wie die Migration von Daten dazubuchen oder aber die komplette Verwaltung der Hard- und Software ihrer Client-Systeme inklusive Monitoring, Fernwartung und Aufspielen von Patches an den Hersteller übertragen. Genauso können sie den Aufbau und das Management ihrer kompletten IT-Infrastruktur durch verbrauchs- und serviceorientierte Modelle vereinfachen. Die flexiblen Optionen für Bezahlung und Dienstleistungen erstrecken sich von der Edge über das Rechenzentrum bis in die Cloud. So werden beispielsweise Server nach der CPU-Nutzung abgerechnet.

Ein As-a-Service-Modell entlastet die IT-Abteilungen grundsätzlich von zeitaufwendigen Routine-Jobs und schaufelt Kapazitäten für wichtigere Aufgaben frei: Die IT-Verantwortlichen einer Firma können sich so auf unternehmenskritischere Themen wie Cloud oder Künstliche Intelligenz konzentrieren.

Ein integriertes Framework für den Digital Workspace 

Eine weitere Option ist eine Unified-Workspace-Lösung. Dahinter verbirgt sich ein integriertes Framework, das für die Bereitstellung und Verwaltung von Anwendungen, Daten und Geräten entwickelt wurde. Eine solche Lösung ermöglicht eine umfassende Automatisierung: Personalisierte Clients werden vorkonfiguriert, vorinstalliert und mit allen benötigten Anwendungen und Sicherheitsfunktionen inklusive automatisierter Patches sowie verbesserter Überwachung und Diagnose des Gerätezustands ausgeliefert, wodurch die IT-Abteilung über den gesamten Lebenszyklus hinweg entlastet wird. Die Mitarbeiter wiederum können über einen Single Sign-on nahtlos von jedem Gerät aus auf alle nativen SaaS- oder internen Anwendungen zugreifen. Frustrationen, wenn bei Problemen niemand erreichbar ist, gehören damit der Vergangenheit an. Darüber hinaus unterstützt eine solche Lösung Benutzer proaktiv dabei, alltägliche IT-Probleme wie Passwort-Rücksetzung, Zugriff auf Anwendungen und verlorene VPN-Verbindungen eigenständig zu lösen.

Ein Resilient-Workforce-Konzept umfasst die Ausstattung der Mitarbeiter mit modernen Geräten, den Aufbau der Infrastruktur im Hintergrund und die Sicherstellung der IT-Security. Dank flexibler Verbrauchs- und Finanzierungsmodelle ist jedes Unternehmen in der Lage, diesen notwendigen Wandel voranzutreiben.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz sind inklusive

Elektroschrottberge sind ein wachsendes Problem. So wird ein nicht unerheblicher Teil der ausrangierten Geräte aus den Industrieländern immer noch illegal in Entwicklungsländer verschifft. Dabei sind die alten Rechner mit ihrem Gold, den seltenen Erden und anderen Rohstoffen, die für die Produktion notwendig sind, viel zu wertvoll, um nicht wiederverwertet zu werden. Bei einem PCaaS-Modell sorgt der IT-Hersteller für eine fachgerechte Entsorgung: Mit Hilfe effizienter Recyclingkonzepte werden die Rohstoffe aufbereitet beziehungsweise „alte“, aber funktionierende Systeme einer neuen Verwendung zugeführt. Diese durchgängige Kreislaufwirtschaft reduziert nicht zuletzt die CO2-Emissionen und schont die Umwelt.
 

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Stefan Prenzlow
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